Opis treści
Każda jednostka należąca do sektora finansów publicznych musi przeprowadzić okresową inwentaryzację wszystkich składników majątkowych.
Zaniechanie przeprowadzenia lub rozliczenia inwentaryzacji albo przeprowadzenie lub rozliczenie inwentaryzacji w sposób niezgodny z przepisami ustawy o rachunkowości jest naruszeniem dyscypliny finansów publicznych.
W publikacji na licznych przykładach podano wskazówki prawidłowego przeprowadzenia inwentaryzacji (obowiązkowych i doraźnych) – od zaplanowania, przez prowadzenie, po rozliczenie i zakończenie. Wskazano rozwiązania praktycznych problemów przeprowadzania inwentaryzacji za pomocą technik informatycznych, ze szczególnym uwzględnieniem technik przeprowadzania spisów z natury przy wykorzystaniu sczytywania danych zawartych w kodach paskowych i etykietach kodowanych elektromagnetycznie.
Książka w założeniu ma służyć pomocą w takim zorganizowaniu przebiegu inwentaryzacji – prowadzonych metodami spisu z natury oraz potwierdzania i weryfikacji sald składników aktywów i pasywów – aby procesy te przebiegały szybko, sprawnie i efektywnie. Może służyć także jako baza do przeprowadzania szkoleń przedinwentaryzacyjnych dla członków komisji inwentaryzacyjnej, osób materialnie odpowiedzialnych oraz pracowników księgowości i innych komórek zaangażowanych w proces inwentaryzacji.
Ponadto, można skorzystać z zamieszczonych wzorów dokumentów inwentaryzacyjnych – podano dokładne instrukcje i przykłady ich wypełniania.
Dopełnienie całości stanowią poprzedzone komentarzem Autorki:
- nowe stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów – w stanowisku przedstawiono dobre praktyki oraz wskazówki sprzyjające prawidłowej i sprawnej inwentaryzacji zapasów, obejmujące sprawy związane z przygotowaniem, przeprowadzaniem, rozliczaniem i dokumentowaniem spisów z natury;
- nowy Krajowy Standard Rachunkowości nr 11 – „Środki trwałe” – standard odnosi się do zasad ewidencji i inwentaryzacji środków trwałych na potrzeby prowadzenia rachunkowości jednostki. W przypadku jednostek, które postanowiły stosować KSR 11 w swojej polityce rachunkowości, postanowienia standardu mają zastosowanie po raz pierwszy do sporządzania sprawozdania finansowego za rok obrotowy zaczynający się od 1 stycznia 2017 r., natomiast w przypadku jednostek, które nie postanowiły o stosowaniu KSR, nowy standard powinien służyć pomocą przy ustalaniu (nowelizowaniu) ich polityk rachunkowości, w szczególności w zakresie przeprowadzania inwentaryzacji środków trwałych metodami spisu z natury i weryfikacji danych wykazanych w księgach rachunkowych z dokumentacją źródłową.
IZABELA MOTOWILCZUK – magister administracji, były wieloletni inspektor kontroli gospodarki finansowej w regionalnej izbie obrachunkowej, autor licznych publikacji z zakresu finansów i rachunkowości jednostek sektora publicznego, ze szczególnym uwzględnieniem samorządowych jednostek organizacyjnych.
NOWOŚCIĄ W PUBLIKACJI SĄ:
Nowe Stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów
Znajdują się tam dobre praktyki oraz wskazówki sprzyjające prawidłowej i sprawnej inwentaryzacji zapasów w drodze spisu z natury. Są tam omówione:
- zakres i zasady odpowiedzialności kierownika jednostki za przeprowadzenie spisu z natury zapasów;
- terminy i częstotliwość obowiązkowej inwentaryzacji zapasów (w tym zasady przeprowadzania inwentaryzacji okresowych i ciągłych);
- czynności wchodzące w skład kolejnych etapów inwentaryzacji, takich jak: przygotowanie inwentaryzacji, przeprowadzanie spisu oraz rozliczanie różnic inwentaryzacyjnych;
- zasady wyznaczania osób lub ciał kolegialnych odpowiedzialnych za przeprowadzenie inwentaryzacji i zakres ich obowiązków;
- sposób dokumentowania faktu przeprowadzenia i wyników spisu z natury;
- zasady wykonywania spisu z wykorzystaniem technik informatycznych, zalecenia zastosowania w trakcie spisu z natury techniki komputerowej;
- zasady kontrolowania prawidłowości przebiegu spisu z natury, jego dokumentowania i rozliczania;
- archiwizacja dokumentacji inwentaryzacyjnej.
Stanowisko zawiera słowniczek pojęć, takich jak: bieżąca ewidencja księgowa, czynności spisowe, dokumentacja inwentaryzacyjna, inwentaryzacja ciągła i okresowa, komisja inwentaryzacyjna, zespół spisowy, kontroler spisowy, osoba odpowiedzialna (za zapasy), księgowy, pole spisowe i rejon spisowy, pomiar szacunkowy, różnice inwentaryzacyjne, zapasy obce i własne, strzeżone składowisko. Stanowisko zakłada, że część tych pojęć można stosować także odpowiednio do inwentaryzacji metodą spisu z natury innych składników majątkowych (np. środków trwałych, gotówki w kasie).
Dwie najważniejsze definicje, na które należy zwrócić uwagę przy nowelizowaniu polityki rachunkowości, to pojęcia: strzeżone składowisko i kontroler spisowy.
W przypadku jednostek, które nie postanowiły o stosowaniu KSR, stanowisko powinno służyć pomocą przy ustalaniu (nowelizowaniu) ich polityk rachunkowości.
Nowy Krajowy Standard Rachunkowości nr 11 – „Środki trwałe”
Zawiera on zasady ewidencji i inwentaryzacji środków trwałych na potrzeby prowadzenia rachunkowości jednostki. Są tam omówione:
- warunki uznania konkretnego składnika majątkowego za środek trwały (w tym ustalenie przedmiotu środka trwałego i prawa majątkowego, zasady ustalania okresu ekonomicznej przydatności środków trwałych, sposób dokonywania oceny kompletności i zdatności do użytkowania środka trwałego, definicje części składowych, dodatkowych i peryferyjnych środka trwałego oraz zasady oceny kryterium przeznaczenia środka trwałego na potrzeby jednostki);
- zasady wyodrębniania obiektów inwentarzowych środków trwałych (pojedynczych i zbiorczych) oraz ich znakowania numerami inwentarzowymi;
- sposób ustalania wartości początkowej środków trwałych i jej korygowania w trakcie użytkowania środka trwałego;
- zasady naliczania amortyzacji;
- zasady wycofywania z ewidencji środków trwałych na skutek ich zbycia lub likwidacji (w tym likwidacji całościowej i częściowej, związanej z odłączaniem części składowych, dodatkowych i peryferyjnych);
- sposób dokumentowania obrotu środkami trwałymi;
- specyficzne zasady przeprowadzania inwentaryzacji środków trwałych.
W przypadku jednostek, które postanowiły stosować KSR nr 11 w swojej polityce rachunkowości, postanowienia standardu mają zastosowanie po raz pierwszy do sporządzania sprawozdania finansowego za rok obrotowy zaczynający się od 1 stycznia 2017 r.
W przypadku jednostek, które nie postanowiły o stosowaniu KSR, nowy standard powinien służyć pomocą przy ustalaniu (nowelizowaniu) ich polityk rachunkowości, w szczególności w zakresie przeprowadzania inwentaryzacji środków trwałych metodami spisu z natury i weryfikacji danych wykazanych w księgach rachunkowych z dokumentacją źródłową.
Przy nowelizowaniu części polityki rachunkowości dotyczącej inwentaryzowania środków trwałych szczególną uwagę należy zwrócić na to, że KSR nr 11 określa terminy i częstotliwość inwentaryzowania środków trwałych:
KSR nr 11 przewiduje istotne odstępstwo od ogólnych zasad przeprowadzania spisu z natury – otóż zespoły spisowe mogą dysponować danymi ze szczegółowej ewidencji księgowej na temat obiektów inwentarzowych środków trwałych(takimi jak dane zawarte na wydrukach kart indywidualnych środków trwałych).
Z książką połączony jest suplement elektroniczny, do którego dostęp jest możliwy przy użyciu kodu ze zdrapki przyklejonej na wewnętrznej stronie okładki.
Zdrapki dają dostęp do serwisu IL Prawo w połączeniu z serwisem INWENTARYZACJA – Wzory dokumentów. W serwisie INWENTARYZACJA – Wzory dokumentów zamieszczono aktywne wzory dokumentów inwentaryzacyjnych z książki - edytowalne w Wordzie.
Pierwsze logowanie musi nastąpić na stronę: www.inforlex.pl/inwentaryzacja. Dostęp będzie działał do 31 grudnia 2018 r.
W serwisie INWENTARYZACJA – Wzory dokumentów są dostępne następujące wzory:
1. Ramowa instrukcja inwentaryzacyjna.
2. Alternatywne ramowe postanowienia instrukcji inwentaryzacyjnej odnoszące się do przeprowadzania spisu z natury techniką komputerową – wersja I i II.
3. Plan inwentaryzacji.
4. Zarządzenie w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji okresowej środków trwałych wraz z harmonogramem inwentaryzacji.
5. Zarządzenie kierownika jednostki w sprawie przeprowadzenia spisu z natury – wersja I.
6. Zarządzenie kierownika jednostki w sprawie przeprowadzenia spisu z natury – wersja II.
7. Harmonogram spisu z natury.
8. Oświadczenie osoby materialnie odpowiedzialnej – składane przed rozpoczęciem spisu z natury.
9. Oświadczenie osoby materialnie odpowiedzialnej – składane po zakończeniu spisu z natury.
10. Sprawozdanie zespołu spisowego z przebiegu spisu z natury.
11. Upoważnienie do pobierania arkuszy spisowych.
12. Rozliczenie arkuszy spisu z natury.
13. Arkusz spisu z natury.
14. Protokół kontroli prawidłowości spisu z natury – z kontroli przeprowadzanej na bieżąco w czasie spisu w polu spisowym.
15. Protokół kontroli prawidłowości spisu z natury – z kontroli przeprowadzanej po zakończeniu spisu.
16. Zestawienie zbiorcze arkuszy spisu z natury ze specyfikacją różnic inwentaryzacyjnych.
17. Protokół rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych ujawnionych w wyniku spisu z natury środków trwałych.
18. Zestawienie kompensat niedoborów i nadwyżek.
19. Protokół rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych ujawnionych w wyniku spisu z natury zapasów materiałowych.
20. Potwierdzenie salda należności.
21. Potwierdzenie liczby i wartości papierów wartościowych w formie zdematerializowanej.
22. Protokół cząstkowy inwentaryzacji przeprowadzonej metodą uzgodnień sald – dla jednego konta syntetycznego.
23. Protokół inwentaryzacji przeprowadzonej metodą uzgodnień sald – papiery wartościowe w formie zdematerializowanej.
24. Protokoły cząstkowe inwentaryzacji przeprowadzonej metodą weryfikacji sald.
25. Protokół zbiorczy inwentaryzacji przeprowadzonej w drodze weryfikacji sald – dla kont bilansowych prowadzonych w jednostce.
26. Protokół inwentaryzacji kasy – dla inwentaryzacji okresowych i doraźnych.
27. Protokół inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej przeprowadzanej pod nieobecność osoby zdającej.
28. Protokół inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej przy jej przekazywaniu pomiędzy osobami materialnie odpowiedzialnymi.
29. Zarządzenie w sprawie przeprowadzenia skontrum i nadania regulaminu komisji skontrowej.
30. Protokół skontrum.
31. Protokół weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych – zbiorczy dla inwentaryzacji okresowej rzeczowych składników aktywów trwałych i obrotowych.
32. Protokół poinwentaryzacyjny dla inwentaryzacji przeprowadzonej metodą spisu z natury.
33. Protokół potwierdzenia stanu środków na rachunkach bankowych jednostki.
34. Zarządzenie kierownika jednostki w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji rocznej środków pieniężnych.
35. Protokół końcowy inwentaryzacji przeprowadzonej metodą uzgodnienia sald z kontrahentami i jej rozliczenie.
36. Protokół poinwentaryzacyjny dla inwentaryzacji przeprowadzanej metodami uzgodnienia z kontrahentami i bankami oraz weryfikacji zapisów.
37. Zarządzenie kierownika jednostki w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji metodą weryfikacji sald wraz z harmonogramem prac inwentaryzacyjnych.
38. Polecenie przeprowadzenia spisu.
39. Przykładowy zakres obowiązków realizowanych przez komisję inwentaryzacyjną i zespoły spisowe.
40. Umowa o wspólnej odpowiedzialności materialnej.
41. Wykaz powołanych członków komisji inwentaryzacyjnej.
42. Zarządzenie kierownika jednostki powołującego komisję do oceny stanu mienia jednostki – jednostka państwowa.
43. Zarządzenie wewnętrzne – inwentaryzacja roczna – okresowa.
44. Protokół przeprowadzonego przeglądu mienia.
45. Dokument LT – Likwidacja środka trwałego.
46. Dokument MT – Zmiana miejsca użytkowania składnika majątku trwałego.
47. Dokument OT – Przyjęcie środka trwałego.
48. Dokument PT – Przyjęcie/przekazanie środka trwałego.
„Inwentaryzacja w jednostkach sektora finansów publicznych”, Izabela Motowilczuk – jak czytać ebook?
Ebooka „Inwentaryzacja w jednostkach sektora finansów publicznych”, tak jak pozostałe książki w formacie elektronicznym przeczytacie w aplikacji mobilnej Woblink na Android lub iOS lub na innym urządzeniu obsługującym format epub lub mobi - czytnik ebooków (Pocketbook, Kindle, inkBook itd.), tablet, komputer etc. Czytaj tak, jak lubisz!
Zanim zdecydujesz się na zakup, możesz również przeczytać u nas darmowy fragment ebooka. A jeśli wolisz słuchać, sprawdź, czy książka jest dostępna w Woblink także jako audiobook (mp3).
